ระบบโทรศัพท์สำหรับสำนักงานคืออะไร เลือกแบบไหนดีที่สุดกับธุรกิจคุณ

“เมื่อการต่อรองเจรจาเป็นหนึ่งในหัวใจสำคัญของธุรกิจและการค้าขาย โทรศัพท์ที่เป็นเครื่องมือสื่อสารที่ช่วยให้การเจรจาสะดวกและรวดเร็วขึ้น จึงเป็นอุปกรณ์สำคัญที่สุดที่ทุกองค์กรต้องมี  โดยเฉพาะโทรศัพท์สำนักงาน เพราะมีประโยชน์ทั้งการติดต่อภายในองค์กร และภายนอกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อสื่อสารเพื่อประสานงานภายใน การติดต่อสื่อสารกับลูกค้า การเจรจาต่อรองกับคู่ค้า รวมไปถึงการประสานงานกับบริษัท หรือซัพพลายเออร์อื่นๆ อีกด้วย”

และเนื่องจากโทรศัพท์สำนักงาน มีความสำคัญและอยู่คู่กับธุรกิจมาอย่างยาวนาน ตลอด 40 ปี จึงได้ถูกพัฒนาระบบให้ดีขึ้นๆ เรื่อย ๆ เพื่อรองรับธุรกิจที่เติบโตขึ้นตลอดเวลา จนถึงปัจจุบันนี้ มีโทรศัพท์สำนักงานถึง 5 ระบบ ซึ่งแต่ละระบบเป็นอย่างไร มี ข้อดี-ข้อเสียอย่างไร และแบบไหนเหมาะที่สุดกับธุรกิจคุณ รีบตามมาอ่านกันเลยครับ

โทรศัพท์สำนักงานระบบอนาล็อก (Analog phone system)

โทรศัพท์สำนักงานระบบอนาล็อก หรือที่รู้จักกันในชื่อโทรศัพท์พื้นฐาน ถูกใช้มาตั้งแต่ยุคแรกของการมีโทรศัพท์ และยังใช้อยู่จนถึงปัจจุบัน พบได้ในโทรศัพท์บ้าน และโทรศัพท์สำนักงาน เป็นเทคโนโลยีที่ทำการส่งสัญญาณผ่านสายทองแดง โดยมีสายเสียบเข้ากับชุมสายโทรศัพท์อีกที และใช้ไฟเลี้ยงจากชุมสายโทรศัพท์เพียงอย่างเดียว ข้อดี คือ สามารถใช้งานได้แม้ไฟฟ้าดับ หรือมีเหตุภัยพิบัติ (ในกรณีที่ตู้ชุมสายอยู่ในสภาพพร้อมใช้งาน) และไม่มีปัญหาเรื่องช่องสัญญาณเต็ม อีกทั้งค่าใช้จ่ายเริ่มต้นในการติดตั้งไม่สูงมาก แต่เมื่อต้องการเพิ่มคู่สายโทรศัพท์ เปลี่ยนตำแหน่ง หรือเคลื่อนย้ายตัวโทรศัพท์ จะมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง เนื่องจากต้องมีการดึงสายเพิ่ม และติดตั้งใหม่ จึงเหมาะสำหรับใช้งานตามบ้าน หรือร้านค้าต่างๆ ที่ไม่จำเป็นต้องมีการต่อสายภายใน

โทรศัพท์สำนักงานดิจิตอล ( Digital phone system)

โทรศัพท์สำนักงานดิจิตอล ทำงานโดยด้วยหลักการเปลี่ยนสัญญาณเสียงแบบอนาล็อกเป็นสัญญาณเสียงแบบดิจิตอล เปลี่ยนจากการส่งสัญญาณผ่านสายทองแดง เป็นการส่งสัญญาณผ่านสายโทรศัพท์ และสายสำหรับส่งข้อมูล มีระบบตู้สาขาโทรศัพท์  PBX (Private Branch Exchange) หรือระบบชุมสายโทรศัพท์ย่อย สำหรับใช้เฉพาะภายในบริษัท หรือหน่วยงานนั้น ๆ  และมีเบอร์ติดต่อภายใน หรือเบอร์ต่อโต๊ะ ที่ช่วยให้การสื่อสารสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น

ระบบ PBX นี้ได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก เพราะสามารถปรับแต่งระบบให้เหมาะสมกับความต้องการของบริษัทได้ ทั้งการ ถือสาย, โทรกลับ, ปิดเสียง, โอนสาย, โทรแบบเร็ว, ข้อความตอบรับอัตโนมัติ, find me follow me, ACD, SMDR และเสียงรอสาย เป็นต้น

ระบบนี้เหมาะสำหรับผู้ประกอบการแบบ SMEs หรือธุรกิจที่ต้องการการติดต่อสื่อสารภายในองค์กรหลายจุด

โทรศัพท์สำนักงานดิจิตอล ( Digital phone system)

ระบบโทรศัพท์ไฮบริด ( HYBRID IP-PBX )

ระบบโทรศัพท์ไฮบริด เป็นระบบโทรศัพท์ดิจิตอล ที่รองรับระบบ IP  (internet protocol) ร่วมด้วย ระบบนี้ได้รับความนิยมในด้านการเข้ากันได้กับ PRI circuit, SIP trunks, หรือ analog trunks ในคู่สาย และยังรองรับโทรศัพท์ IP หรือโทรศัพท์ดิจิตอลฝั่งสถานี ข้อดีคือ ระบบโทรศัพท์ไฮบริด มีคุณสมบัติเชื่อมโยงโทรศัพท์กับอีเมล์ ช่วยให้สามารถส่งข้อความเสียงไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลของบริษัทของคุณ พร้อมทั้งสามารถฟังเป็นไฟล์ wav ได้

โทรศัพท์สำนักงานระบบ VoIP (Voice over Internet Protocol)

โทรศัพท์สำนักงานระบบ VoIP เป็นรูปแบบของระบบโทรศัพท์แบบดิจิตอลเช่นกัน แต่ใช้การเชื่อมต่อการสื่อสารผ่านระบบ IP เป็นหลัก ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งครั้งแรกอาจจะค่อนข้างสูง แต่ก็คุ้มค่า เพราะ ในส่วนของการติดต่อสื่อสารไม่ว่าจะภายในประเทศ หรือระหว่างประเทศ สามารถทำได้ในราคาที่ถูกกว่าระบบอื่นๆ เนื่องจากใช้สัญญาณอินเตอร์เน็ตแทน นอกจากนี้ยังรองรับระบบตอบรับอัตโนมัติ Voice Mail  รองรับ Conference Call หรือการทำ CRM ของบริษัท อย่างการ Click-to-Talk ให้ลูกค้าได้ด้วย

หากต้องการเคลื่อนย้ายโทรศัพท์ก็สามารถทำได้ง่าย เพียงแค่นำตัวเครื่องต่อเข้าสายอินเตอร์เน็ตอีกจุด ส่วนเบอร์โทรศัพท์จะติดไปกับเครื่องโดยอัตโนมัติ โทรศัพท์สำนักงานระบบ VoIP รองรับการขยายตัวขององค์กรได้เป็นอย่างดี เพราะเมื่อมีการเพิ่มผู้ใช้งาน ก็เพียงแค่เพิ่ม User เข้าไปในระบบก็สามารถใช้งานโทรศัพท์ได้ และเนื่องจากเป็นโทรศัพท์ที่ควบคุมด้วยระบบซอฟแวร์ ทำให้ในส่วนของการบำรุงรักษาไม่ยุ่งยาก และค่าใช้จ่ายไม่สูงมาก แต่เนื่องจากใช้ไฟเลี้ยงจากกระแสไฟฟ้า ทำให้ระบบหยุดทำงานเมื่อไฟฟ้าดับ

ระบบ VoIP นี้ เป็นที่นิยมมากที่สุดในปัจจุบัน เพราะค่าใช้จ่ายไม่สูงเกินไป และฟังก์ชันมีความหลากหลายรองรับติดต่อสื่อสารในปัจจุบัน ที่รวดเร็วและกว้างไกล  เหมาะสำหรับบริษัท หรือองค์กรขนาดใหญ่ ที่มีพนักงานจำนวนมาก และต้องการการติดต่อประสานงานประสิทธิภาพสูง ในราคาคุ้มค่า

โทรศัพท์สำนักงานบนคลาวด์

หรือ ระบบตู้โทรศัพท์สาขาบนคลาวด์ เป็นระบบการติดต่อสื่อสารที่อยู่บนพื้นฐานอินเตอร์เน็ต นวัตกรรมใหม่ล่าสุดของระบบตู้สาขาโทรศัพท์ ที่ทำงานผ่าน Cloud Network ในรูปแบบ Software as a Services (SaaS) โดยใช้เทคโนโลยีผสมผสานกันระหว่าง Cloud IaaS + Virtual PBX + Mobile App ให้ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยลดต้นทุกด้านอุปกรณ์ เพราะไม่ต้องติดตั้งอุปกรณ์ตู้สาขาโทรศัพท์ จึงช่วยลดค่าใช้จ่าย อาทิ ค่าติดตั้งอุปกรณ์เซิร์ฟเวอร์,  ค่าไฟรายเดือน, ค่าบำรุงรักษารายปี ได้ อีกทั้งยังเพิ่มความสะดวกสบายตรงที่สามารถสื่อสารถึงกันได้ทุกที่ ทุกเวลา แม้ไม่ได้อยู่ในสำนักงาน ผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง บนแอพพลิเคชั่นบนโทรศัพท์สมาร์ทโฟน, ไอแพด, หรือ โน๊ตบุ๊ค  ได้อย่างมีประสิทธิภาพ  ข้อเสียคือ ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์นี้ ต้องเช่าบริการผ่านโฮสท์ บริษัทจะไม่ได้เป็นเจ้าของระบบ และต้องจ่ายค่าบริการรายเดือนเพื่อเช่าพื้นที่และการบริการจากโฮสท์

ใครที่กำลังมองหาโทรศัพท์เพื่อนำไปใช้สำนักงาน หรือห้างร้านต่างๆ ถ้าอ่านมาตรงนี้ คงพอได้ไอเดียในการเลือกซื้อโทรศัพท์กันไปไม่มากก็น้อยนะครับ แต่ถ้าหากยังมีข้อสงสัยเพิ่มเติม สามารถติดต่อสอบถามผ่าน Official Line ของบริษัทกรุงเทพโทรคมนาคมได้ตลอด เรามีความเชี่ยวชาญเป็นพิเศษ ในการติดตั้งโทรศัพท์สำนักงาน โดยเฉพาะในระบบ VoIP ที่เป็นระบบที่นิยมที่สุดในขณะนี้ ซึ่งบริษัทเราเลือกใช้อุปกรณ์และระบบโทรศัพท์สำนักงานยี่ห้อ Panasonic ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น โทรศัพท์มีสายโทรศัพท์ไร้สาย หรือตู้สาขาโทรศัพท์ ซึ่งคุณภาพได้มาตรฐาน และได้ความนิยมไปทั่วโลก